Administrar melhor o tempo e aumentar a produtividade é um desafio muito grande enfrentado por empreendedores nos dias atuais, especialmente para os que trabalham em sistema home office. Basta uma distração e lá se vai o que estava fazendo ou planejando fazer.

Comigo não foi diferente. Trabalhar pelo escritório de casa, gerir uma rotina de trabalho, cuidar de marido, filho e desenvolver novos projetos não foi nada fácil. Muita correria e o resultado era cansaço, exaustão e sensação de coisas por fazer. Mas, para tudo no mundo há solução. E depois de ouvir e aplicar dicas de experts em produtividade, a vida deu uma ajustada e as coisas começaram a fluir.

Eu aprendi que os homens e mulheres de sucesso têm alguns hábitos rotineiros e diários em comum para aumentar a produtividade. Tenho estudado muito sobre isso atualmente e aplicado no meu dia a dia. Tem dado certo! E, com toda certeza vai dar resultados para você também.

Algumas dicas para praticar:

 

Planejar a rotina de trabalho e pessoal com antecedência

Você pode criar planilhas no word, excel ou usar algum modelo já existente. O ideal é que contenha espaço para colocar horas e dias da semana. Outra opção é utilizar a agenda. Tem pessoas que preferem aplicativos… O negócio é testar o que melhor agrada. Recomendo que à noite, antes de dormir você tire alguns minutos (10 a 15 mins) para planejar o dia seguinte. Isso fará com seu cérebro já defina o que você irá fazer, vai te possibilitar ter uma visão clara das atividades a desempenhar. ‘Nada de dar uma de super empresário ou super profissional que tem tudo registrado na mente e não precisa anotar’. Anote! Revise pela manhã antes do banho. Anotar vai te ajudar a memorizar!!!

Eu uso o modelo de “Agenda de Vida Extraordinária” que conheci no livro “O Poder da Ação” do Paulo Vieira. Nela eu coloco minha rotina geral de segunda a sexta. Incluindo atividades da hora que acordo até o momento que durmo.  Sábado e domingo sempre deixo livre para passear, relaxar com a família, intensificar leitura de livros, assistir vídeos agregadores… Mas, aí fica à critério.

O Modelo de agenda extraordinária que citei acima é este aqui e você pode usar para se inspirar também.

 

Acordar mais cedo

Estar em pé antes que a maioria faz toda diferença em seu dia! Aprendi com o Diego Mangabeira a participar do clube das 5h da manhã. Você poderá até se sentir cansado no primeiro dia, mas com o costume você passará a dar saltos da cama e ficar disposto. O segredo aqui é dividir de 20 em 20 mins as atividades das 5h às 7h.

Meu Exemplo:

5h -5:20 meditar/agradecer e entregar o dia à Deus, pedindo bençãos e proteção. Isso não tem a ver com religião. Meditar traz calma, inspiração, relaxamento e confiança.

5:20 -5:40 Faço exercícios rotineiros  (que aprendi no coaching). Fico energizada e empoderada. Você pode alongar, fazer exercícios leves, caminhar…

5:40 -6:00 Ler um livro, revisar o Planejamento diário ou ver notícias do dia.

6h -6:20 estudar

6:20-6:40 tomar banho/higiene pessoal

6:40 – 7h  Desjejum (Café da manhã)

 

Usar o cronômetro

Em todos os smartphones seja nos sistemas (IOS, Android, Windosws Phone) têm o Relógio e a opção de cronômetro. Programe os minutos e aperte para iniciar as atividades. Quando bipar você para a atividade e cronometra novamente para a próxima. Isso é tão bom para ajudar a manter o foco e ter a sensação de missão cumprida.

Dica extra: Uso o cronômetro em todas as atividades de trabalho e rotina pessoal também. Esta simples estratégia me ajudou a dar um salto em minha produtividade.

Há alguns aplicativos para o Iphone e Android. Basta testar o que for melhor para você.

 

Desempenhar uma ferramenta por vez

Nós somos apenas um (a)! Porque temos que fazer mil coisas ao mesmo tempo? Qual motivo de tantas abas do computador aberta? Porque temos que usar computador e celular ao mesmo tempo e às vezes na mesma função???

Vai ler/responder e-mails, cronometra e depois passa para a próxima atividade. Vai gerir as mídias sociais? Faz só isso depois passa para outra etapa. E assim sucessivamente. Pode parecer besteira, mas isso traz foco! Você ficará mais atento ao que está fazendo. Aquele pensamento “O que estou mesmo fazendo?” ou ‘o que eu ia mesmo fazer?’ vai reduzir bastante!

Seguir o que foi planejado vai te ajudar a cumprir as atividades com performance e acredite vai surgir tempo bônus. Acontece de verdade!!!

 

Evite a Procrastinação!

Procrastinar é jogar atividades para frente! Deixar para fazer depois o que é preciso fazer agora. O que acontece na maioria das vezes é uma ‘gigantesca bola de neve’ e muitas atividades por fazer.

Faça o que tem que ser feito, sem preguiça ou desculpas.

 

Ter uma lista de atividades ‘para fazer hoje, porém mais tarde’

Diferente da Procrastinação, a lista do ‘para fazer hoje, porém mais tarde’, serve para quando houver urgências e emergências e você involuntariamente ter que mexer em sua rotina diária. Daí basta pegar a atividade que está sendo substituída em função de um ocorrido e colocar na lista para fazer mais tarde. E sendo possível, mais tarde ela de fato será feita!

 

Usar ferramentas de Produtividade

Use Bloco de notas, Listas, check list, planilhas, post-its, quadro branco ou de cortiça, bloquinhos, aplicativos de produtividade, parede pintada como quadro com tinta que permite usar giz… Pode usar Tudo que for te ajudar a memorizar o que deve ser feito. Estas ferramentas vão ajudar a produzir melhor, pode usar à vontade!!!

 

Aprender a dizer Não

Você vai eliminar o que não é importante e ajudará dar um basta no que está te sugando!

Veja este vídeo com algumas dicas para aprender a dizer não.

 

Saiba delegar

Faça o que é hábil e delegue àquilo que não consegue fazer. Camila Porto citou em uma das #SacadasdoVale pelo facebook uma Pérola de Sabedoria que nunca tinha pensado antes. “Se demorar mais de um minuto para fazer alguma atividade, delegue”. Às vezes perdemos muito tempo insistindo em uma atividade que não avança e que não temos a expertise para fazê-la. Delegar é a palavra! Evita stress e de bônus a atividade fica bem feita, você ou seu cliente feliz.

 

Eliminar as distrações

Lembra do planejamento diário e de atividades profissionais também!? Pois é, nele deverão estar as horas de responder mensagens no whastsapp, de outras mídias sociais, hora de ligar para amigo, cliente, parente… E usar tudo isso de maneira estratégica.

Está usando o facebook para fazer negócios??  Não vai ficar rolando o Feed de noticias pois de lá não sairá tão cedo. Tem que focar! Responder mensagens, notificações, ver comentários nas publicações, publicar conteúdo já planejado no editorial e por aí vai.

Com outras mídias a mesma coisa. Faça o que é importante e essencial.

Ficar ligado o dia todo no whatstapp e cada vez que o smartphone bipar for parar para olhar e responder não dá.

Conversas que não agregam, vitimização, insegurança e preguiça também são grandes vilões do tempo. Experimente aplicar a estratégia de eliminação das distrações e veja em quantos por cento seu dia ficará mais produtivo.

 

Inspire-se nos melhores

Quem são os melhores de sua área? Quais são os profissionais de sucesso que você pretende se inspirar? Quem te agrega algo? Quem te ajuda a alçar novos vôos? Quem já chegou no patamar que você deseja alcançar? Não é para invejar, inveja é um sentimento ruim que só faz mal a quem faz uso dela. É para se inspirar! Veja o que esta pessoa está fazendo, quais são os hábitos, quais dicas está dando, quais ferramentas ela usa e indica, como é a rotina… Você vai analisar e testar os conselhos deste profissional. E irá integrar em sua rotina para ver o que te dá resultados.

 

Durma bem

Assim como você criará o hábito de acordar cedo, dormir bem faz parte do pacote da rotina produtiva e de sucesso. Não é a quantidade de sono, pois cada corpo reage de uma forma diferente. E sim, a qualidade deste sono. Como você já vai ter todo o seu dia planejado, após a última atividade do dia aproveite para relaxar e repousar. Uma massagem é super bem-vinda!

 

Tenha objetivos definidos e metas claras

Nenhuma das ferramentas e estratégias acima fará sentido para você se não houver metas e objetivos pessoais e profissionais estabelecidos. Será como um homem que está velejando sem saber para onde está indo. Vai navegando de acordo com as correntes marítimas e para onde o vento leva. Não seja assim! Descubra seu propósito de vida, determine seus objetivos e suas metas. Pode sonhar! Não paga para sonhar. O preço você pagará trabalhando para conquistar cada um dos sonhos. Escreva cada um deles, não economize nos detalhes, pregue nos quadros, deixe à vista na mesa, coloque como lembrete no smartphone, no tablet. Releia diariamente. Releia sempre. Isso te impulsionará a focar e a prosseguir.

E para concluirmos este post que já ficou um pouco longo, quero te dizer que foi seguindo exatamente as dicas que dei acima que consegui tocar uns projetos que estavam parados há um tempo, traçar novas metas de vida, ler/estudar dois livros de vez, fazer duas especializações de vez, trabalhar, gerir negócios, administrar casa, cuidar de filho, marido e estar disposta e feliz todos os dias às 5h da manhã. rs

Meu conselho é ‘não se auto-sabote”. O sucesso ou não de sua vida só depende exclusivamente de você. Não permita que a preguiça, as distrações e interferências sejam empecilhos para você não chegar ao topo.

 

O céu é extenso! Você consegue contar quantas estrelas estão firmadas nele? Não há limites para conquistar e vencer.  Pra frente é que se anda e para cima que se voa!!!

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